De eerste vragen die je jezelf moet stellen is: welke Office paketten gebruik ik, waarvoor gebruik ik ze, hoeveel functies gebruik ik en met wie moet ik bestanden uitwisselen. Indien je Microsoft Word enkel gebruikt om eenvoudige documenten te maken, en Microsoft Excel gebruikt met als enige formule  de "Autosum" functie, dan kan je die honderden euro's beter ergens anders voor gebruiken. Mocht je in aanmerking komen voor een educatieve licentie (via studentenkaart of lerarenkaart) dan kan je de aankoop nog ernstig overwegen, maar voor de anderen zou ik Open Office eens grondig bekijken. Dit is een "open source" alternatief waarvoor je dus niet hoeft te betalen. Ook de komst van Google Docs heeft een bijkomend argument aangebracht om niet onmiddellijk je centen aan software te besteden waarvan je misschien 20% van alle functionaliteiten zal gebruiken.

We zetten alles even op een rijtje:

De huidige (Office 2010) en vorige versie van Microsoft Office (2007) staan bekend als zeer krachtige software suites.  De nieuwe "ribbon" interface die met de 2007 versie kwam vergde wel voor wat aanpassing maar het was zeker een stap in de goeie richting.

Maar er zijn ook sommige dingen die Microsoft Office minder goed doet dan andere paketten. Documenten ontwerpen die grafisch en visueel wat complexer zijn vormen wel een uitdaging.  "Pages" uit de Apple iWork suite is daar heel sterk in.

Voor iemand die op zoek is naar een gratis applicatie die net zo reageert als Microsoft Office dan is de Open Office suite zeker een geldig alternatief.  Het grote voordeel is dat je ook je bestaande office documenten kan openen, bewerken en opslaan in een formaat dat MS Office gebruikers ook terug kunnen openen en zo nodig bewerken.

Google Docs biedt het voordeel dat je makkelijk documenten kan delen met anderen omdat alles over het internet loopt. Je hebt wel een werkende internetverbinding nodig om met Google Docs te kunnen werken natuurlijk.

Waarom zou je dan nog MS Office kopen?

Microsoft heeft uiteraard ook gezien dat ze de private gebruiker nooit echt meegekregen hebben en de komst van de gratis alternatieven heeft daar nog wat olie op het vuur gedaan.

Zij hebben dan ook formules uitgewerkt waardoor bedrijven aan hun werknemers een licentie kunnen aanbieden voor een zeer economische prijs.

Zo heb je natuurlijk het voordeel dat je op je werk met exact dezelfde software werkt als thuis. Handig ook als je eens wat werk moet meenemen naar huis.

Indien jouw bedrijf dit aanbiedt is dit uiteraard een mooie kans. Vergeet echter niet dat als je het bedrijf verlaat dat ineens ook jouw licentie vervalt.

Conclusie

Eénmanszaken en kleine KMO's  kunnen een aardige som besparen door te kiezen voor gratis alternatieven zoals Open Office. Het alternatief een kans geven is dus zeker een aanrader.

Grotere  bedrijven zullen waarschijnlijk minder geneigd zijn om de overstap te maken, hoewel dit uiteraard nog een grotere impact zou kunnen hebben op hun jaarlijkse informaticakosten. De kosten om een grote groep mensen vertrouwd te laten worden met een ander software pakket is uiteraard ook niet gering.

Voor privé gebruik is het eigenlijk een no-brainer voor 95% van de mensen. Tenzij je een goedkope licentie kan krijgen aangeboden door het bedrijf waarvoor je werkt kan het geld beter naar iets anders gaan.